Кому из нас не приходилось жалеть, что в сутках всего 24 часа! Особенно в конце дня, когда нам ну очень не хватает каких-нибудь полчаса, чтобы закончить начатое. Конечно, есть вариант – сделать это за счет сна. Но он приемлем раз-другой, а дальше мы начнем страдать от недосыпания.
Как правило, у людей, которым хроническим не хватает времени, дел не больше, чем у тех, кто все успевает. Просто одни распоряжаются им с пользой для себя и для дела, а другие его «разбазаривают»: 5 минут – это же так мало, они ничего не изменят, и можно позволить себе лишние пять минут поболтать, посидеть на каком-то сайте, выбирая ту или иную вещь, либо просто посмотреть в окно. Но если задуматься: 5 минут, бесцельно проведенные каждый час, за 6 часов составят уже те полчаса, которых нам так не хватает в конце дня.
Французский писатель Гастон де Левис заметил: «Время то же, что деньги: не растрачивайте его, и у вас будет его вдоволь».
Как же организовать себя, чтобы не только успеть сделать все запланированное, но еще и успеть отдохнуть? «Если хочешь иметь досуг, не теряй времени даром», писал Бенджамин Франклин, известный не только как американский политик, ученый и изобретатель, изображенный на 100-долларовой купюре, но и автор известного афоризма «Время – деньги», изложивший в своей «Автобиографии» план достижения морального совершенства и искоренения вредных привычек.
В правилах самоорганизации нет ничего сложного, и они знакомы почти всем. Но вот начать им следовать уже не так просто, и без работы над собой здесь не обойтись. Но результат того стоит.
Как писал тот же Бенджамин Франклин, «Каждая минута, потраченная на организацию своей деятельности, экономит вам целый час».
1. Более сложную работу выполняем утром
Конечно же, это не означает, что едва открыв глаза и умывшись, следует немедленно браться за работу: будь то физический труд или умственная деятельность, они требуют так называемого втягивания, включения в рабочий процесс. Причем для физического труда это время составляет от получаса до часа, а при умственном и того больше – от полутора до двух часов.
Таким образом, у тех, кто встает в 7 утра, пик работоспособности приходится примерно на 9:00. Такой высокий уровень держится примерно до 12:00, после чего наступает утомление. После обеда какое-то время у нас снова уходит на включение в работу, затем работоспособность повышается, хотя ее уровень уже более низкий, чем утром. И после 20:00 мы уже не в состоянии делать сложную работу.
Значит, наша деятельность будет более продуктивной, если мы распределим уровень рабочей нагрузки в соответствии с ритмами работоспособности: утром быстрее и качественнее сделаем трудные дела, а более легкие оставим на то время, когда наши силы будут на исходе.
Кстати, если мы решаем долгосрочные задачи, то так же распределяем их уже не на день, а на неделю. Вспоминаем слова «Понедельник – день тяжелый»: и действительно, в понедельник работоспособность по сравнению с остальными рабочими днями недели минимальная. Своего пика она достигает в четверг и пятницу.
Конечно же, все люди разные, но в целом смысл таков: в дни и часы, когда наша работоспособность наиболее высока, мы вдвое быстрее закончим свои дела, чем если возьмемся за них в состоянии выжатого лимона.
2. Планируем свой день
Марк Твен шутил: «Никогда не откладывай на завтра то, что с тем же успехом можно сделать послезавтра». Иронически относился к планам и Артур Конан Дойль. «В самых лучших человеческих планах всегда оказывается какая-нибудь трещина», писал он.
И все же без планов никуда, иначе наша жизнь превратится в хаос. И, как верно кто-то заметил: «Если у вас нет плана богатства, значит у вас есть план бедности».
Предварительные планы на день, составленные накануне, позволят сразу же начать его с действий, не тратя время на обдумывание предстоящих задач.
Тем, у кого возникают проблемы с планированием, нелишне будет ознакомиться с так называемой матрицей Эйзенхауэра, который предложил классифицировать предстоящие дела исходя из критериев важности и срочности.
3. Группируем однородные задачи
К примеру, нам нужно написать письма нескольким клиентам. Стараемся сделать это сразу, чтобы в дальнейшем, занявшись чем-то иным, больше не переключаться на данное занятие. Ведь, как известно, чтобы переключиться на другую деятельность, мозгу нужно примерно 20 минут.
Кстати, что касается электронной почты, то проверка почтового ящика каждые 15 минут обычно приводит к тому, что ни на что другое у нас просто не остается времени. Причем не столько проверка, сколько просмотр писем, переход по ссылкам, обдумывание ответов и пр. Если за нами водится такая слабость, лучше отвести для проверки почты строго по 5 минут утром, в обед и вечером, принимая во внимание только срочные письма и не задерживаясь на чтении писем, не требующих немедленного ответа.
4. Наводим порядок на рабочем столе
Некоторые люди называют беспорядок на своем столе творческим. И действительно, они прекрасно в нем ориентируются и быстро находят все, что им нужно. Однако творческий беспорядок оставляет место и для творческого простора в мыслях. Например, фотография, не вовремя попавшаяся на глаза при поиске острого карандаша, может напомнить о приятных и не очень ушедших днях и надолго выбить из рабочей колеи. Или оставленный на рабочем столе недочитанный детектив будет мешать сосредоточиться, соблазняя поскорее узнать – кто, почему и зачем.
5. Боремся с прокрастинацией
В той или иной степени прокрастинация свойственна многим людям. Яркий пример прокрастинатора – Обломов из одноименного романа И. Гончарова. Люди-прокрастинаторы мысленно готовы к любой деятельности, они могут строить грандиозные планы, но они не готовы немедленно начать действовать. Даже срочные и важные дела они затягивают до последнего, отвлекаясь на посторонние, например в очередной раз выпить чаю, а затем либо вовсе от них отказываются, либо делают в последнюю минуту в ущерб качеству. Получается, что и день потрачен, и результат нулевой.
6. Учимся говорить «нет»
Вот вроде бы и план мы себе составили, и настроение рабочее создали, но тут звонит друг или родственник и начинает, к примеру, пересказывать содержание фильма, который его привел в восторг. А нам и остановить его неловко. Такая ситуация может повторяться ежедневно в разных вариациях, поэтому на подобные случаи можно сделать несколько заготовок вроде: «Нас срочно собирает руководство, я перезвоню вечером». Ну и самим в свою очередь не стоит беспокоить друзей несрочными разговорами и просьбами в то время, когда они заняты.
7. Пользуемся плодами цивилизации
Оплачиваем коммунальные услуги и совершаем прочие платежи, покупаем авиабилеты, бронируем отели, записываемся к врачу и т. д. через Интернет, что позволит нам значительно сэкономить и время, и нервы.
Настраиваем фильтры, которые избавят нас от навязчивой рекламы и спама, отвлекающих от работы.
8. Встаем на полчаса раньше
Для многих это непростая задача, особенно в холодное время года. Тем не менее, в раннем подъеме много плюсов, и мы это поймем, как только окажемся под душем, заварим кофе, включим музыку. А как приятно выйти из дому на пробежку, когда город только просыпается и шум машин еще не распугал певчих птиц! Мы будем чувствовать себя бодрее и работать продуктивнее, ...если только сможем заставить себя встать чуть раньше!
И когда у нас все дела начнут спориться, вспомним слова народной мудрости: «Кто рано встает, тому Бог дает». А Бенджамин Франклин сказал по этому случаю: «Тот, кто поздно встает, должен целый день бежать, чтобы к ночи еле-еле завершить все свои дела».
